Sistema Informatico e Flusso Informativo nei Servizi Psichiatrici del Centro Storico di Venezia

La raccolta dei dati in modo informatico presso i Servizi Psichiatrici del Centro Storico è iniziata circa 6 anni fa, con strumenti informatici sviluppati in ambiente DOS e tutto sommato, abbastanza rigidi negli output, con il conseguente risultato di non poter effettuare analisi mirate come richieste da una attenta gestione. In effetti tali primi strumenti informatici rispecchiavano fedelmente la rigidità dei sistemi tecnologici, propri degli anni '70 e '80.

A partire da novembre 1997 è iniziata la raccolta sistematica delle attività svolte presso i Servizi Psichiatrici del Centro Storico di Venezia; attività rilevate mediante l'utilizzo degli strumenti informatici quali inizialmente semplici fogli di calcolo Excel, ma ben presto sostituiti dai più potenti database.

Inizialmente l'attenzione sulla modalità di raccolta dati è stata indirizzata, oltre che per le attività generali del servizio: ricoveri, prestazioni ambulatoriali, attività di Day hospital e di riabilitazione, nella rilevazione più puntuale delle visite domiciliari effettuate dal personale infermieristico e medico.

Il primo e rudimentale passo è stato quello di studiare un semplice foglio elettronico in cui venivano caricate informazioni quali cognome e nome dell'utente, data della prestazione, tipologia di intervento per cui l'operatore esce per la visita, tipologia di intervento realmente eseguita, tempo effettivo nell'erogazione della prestazione, nome dell'operatore, eventuale medico al seguito e uno spazio dedicato alle note di delucidazioni nel caso di interventi particolari, prolungati o anomali.

Tale metodo di raccolta dati non voleva essere altro che la trascrizione informatica dell'agenda dell'operatore; non tanto per fini di controllo, quanto piuttosto per iniziare ad analizzare il processo di svolgimento delle visite domiciliari e cercare di capire se queste effettivamente riuscissero a soddisfare i reali bisogni degli utenti.

Pur con un metodo rudimentale, già nel 1998 si è potuto iniziare l'analisi delle informazioni raccolte e cominciare ad esaminare più efficacemente le attività erogate dai Servizi Psichiatrici. Inoltre è stato possibile effettuare un'analisi dei costi delle visite domiciliari, ambulatoriali e della singola giornata di degenza nello Spazio Sociale, nel Day Hospital, nel Centro di Salute Mentale del Lido di Venezia. Si è riusciti insomma a fornire una prima fotografia, anche in termini economici, dei Servizi Psichiatrici e delle sue attività connesse e questo grazie alla presenza nella nostra ULSS di un efficiente Centro di Costo che a scadenza trimestrale ci fornisce i dati analitici relativi ai costi di ogni spesa sostenuta dal nostro Servizio. Esemplificando: a cadenza trimestrale viene trasmesso ad ogni primario un report che contiene in modo articolatissimo (farmaco per farmaco, qualifica professionale per qualifica professionale, ecc.) il numero di "pezzi" utilizzati, il numero di ore di lavoro realmente lavorate e liquidate e altri dati ancora.

Questo tipo di report di per sé quasi esaustivo per una Divisione ospedaliera (soprattutto di area chirurgica), ma è ovviamente insufficiente per un servizio psichiatrico che, in quanto intra ed extra ospedaliero, complesso nei percorsi di trattamento, necessita di un'articolazione più sofisticata.

Per questo con la collaborazione del CED dell'ULSS abbiamo organizzato un centro di costo in modo originale: una struttura ad albero fino ad imputare ad ogni struttura del servizio i costi e i ricavi e consentire di ricavare i costi reali delle prestazioni, comprensivi dei ribaltamenti percentuali dei costi generali, del servizio stesso e dell'ULSS.

I dati relativi a questa prima elaborazione sono stati pubblicati e distribuiti gratuitamente a livello regionale.

A partire dal 1998 si è evoluta la metodologia di raccolta dei dati, sviluppando attraverso il know-how interno il software specifico per le esigenze del Servizio; tale software è stato sviluppato in ambiente Microsoft Access e perfezionato con Access Basic.

Il nuovo software utilizzato a regime dal 1999, permette di raccogliere ed elaborare una mole enorme di dati, ma quello che più conta per il Servizio è che tutte le informazioni hanno lo stesso formato e sono incrociabili fra loro per poter meglio fornire risposte alle sempre maggiori richieste conoscitive in aspetti particolari, non senza rinunciare alla flessibilità di analisi.

Lo sviluppo interno del software ha consentito inoltre una velocizzazione del lavoro sia nella messa a punto del programma sia nella soluzione delle imperfezioni riscontrate nei primissimi mesi del suo utilizzo.

Ciò si è tradotto:

• In un risparmio di tempo (e conseguentemente di denaro) che molto spesso intercorre nell'assistenza ai programmi da parte delle società di software, specie nei confronti della Pubblica Amministrazione;
• Nella possibilità di escludere alla radice problemi legati al copyright, dato che la proprietà intellettuale del programma rimane interna all'Azienda Sanitaria. Di più, tale proprietà intellettuale è in grado potenzialmente di apportare benefici economici derivanti dall'eventuale concessione di autorizzazione a terzi nell'utilizzo del software.

Maggiori dati rilevati portano ad un numero maggiore di richieste al sistema, e molto spesso queste ultime possono trovare risposta attraverso una rilevazione dei dati sempre più dettagliata e precisa. Ciò crea un circolo virtuoso in cui il sistema si autocontrolla in quanto eventuali dati anomali possono essere rilevati dagli operatori che a loro volta li utilizzano per poter fare nuove e più precise richieste al sistema informatico.

Le informazioni raccolte sono di gran lunga maggiori rispetto alle informazioni base che la Regione Veneto ha richiesto con una sua direttiva; il programma consente di raccogliere non solo i dati anagrafici, ma anche i dati sociali, i dati clinici, le visite ambulatoriali mediche e le visite infermieristiche domiciliari. Ciò permette già di sapere con la massima precisione quante e quali visite ha effettuato qualunque medico e/o infermiere in un qualsiasi arco di tempo, qualunque equipe nonché l'intero Servizio.

Il sistema informatico nel 1999 ha avuto ulteriore impulso allo sviluppo in quanto quasi tutte le sedi del Servizio sono state collegate in rete fra loro: ciò ha reso possibile lo scambio di informazioni molto più velocemente; ove esse non siano ancora raggiunte dalla rete si provvede all'invio delle informazioni tramite e-mail, criptate per evidenti motivi di privacy.

Il programma per l'anno 2000 è stato riprogettato per integrare nella stessa cartella informatica tutte le prestazioni erogate al singolo utente. Esso tiene conto inoltre delle nuove disposizioni regionali relative alla mutata codifica delle diagnosi, la quale è entrata in uso dall'1/1/2000.

Il nuovo programma è stato concepito per essere sopratutto flessibile, offrendo la possibilità di modificare di volta in volta i codici che la Regione Veneto introduce e/o modifica: per fare un semplice esempio, la modifica dei nuovi codici diagnosi (da IDC 9 a IDC 9 CM) ha richiesto circa 45 minuti di lavoro!

Infine, il trasferimento alla Regione Veneto della quantità e qualità delle prestazioni erogate avviene attraverso la costruzione pressoché automatica dei tracciati regionali, lasciando all'operatore l'unico compito di scegliere il periodo su cui costruire il tracciato.

Allo studio vi è anche lo sviluppo di una parte del programma che ad oggi non esiste, per esempio la raccolta dei dati farmacologici: quantità, tipologia e ciclicità con cui vengono erogati i farmaci dalla farmacia interna del C.S.M. (da sempre la farmacia del C.S.M. distribuisce gratuitamente i farmaci ai pazienti più gravi in carico al servizio).

Da quest'anno siamo riusciti ad appaltare a una ditta esterna l'immissione dei dati relativi alle prestazioni erogate nel sistema informatico ad una Ditta esterna all'ULSS (per un prezzo estremamente contenuto). Questo ha comportato un grande risparmio di tempo per gli uffici di segreteria e speriamo una maggiore affidabilità dei dati raccolti.

Grazie al nuovo strumento lo studio successivo realizzato è stato quello —non facile- di effettuare l'analisi dei processi anziché l'analisi dei servizi, ovvero riuscire a definire in termini economici quanto "costa" per il Servizio non tanto l'utente in sé, ma il rapporto tra le diagnosi relative e la severità della sua condizione e del trattamento percepita dagli operatori che lo hanno in carico e le prestazioni erogate, e se queste sono coerenti con le reali necessità dell'utente.

Ciò ha permesso di far luce su aspetti che prima non venivano percepiti e conseguentemente iniziare a porsi domande su eventuali disfunzioni riscontrate nonché cercare soluzioni più appropriate e di porre le condizioni per proporle alla Direzione dell'ULSS in modo ineccepibile e motivato.

Noi riteniamo che il Sistema informativo del Servizio per le sue caratteristiche (facile utilizzo da parte di tutti gli operatori) e per le sue finalità pratiche (diverse per i diversi gruppi di lavoro), debba essere sempre più, uno strumento ordinario di lavoro e di supporto ai processi decisionali ai vari livelli del Servizio, evitando la dicotomia tra le attività ordinarie e l'attività scientifica.

Sono in fase di avanzata elaborazione i dati per il 1998 e 1999.